العمل المكتبي وتطبيقات الحاسب
بعض التطبيقات التي تخدم العمل المكتبي
لقد تم تسخير الحاسب الآلي في خدمة العمل المكتبي من خلال عدد من التطبيقات التي أصبحت شركات برامج الحاسب الآلي تتسابق في تطويرها وتقديمها للمستفيدين منها، وتختلف هذه البرامج والتطبيقات في أهدافها الرئيسة التي صممت من أجلها، حيث يمكن تقسيم هذه التطبيقات إلى :
1- معالجة وتنسيق الكلمات :
تعد تطبيقات تحرير النصوص من أكثر التطبيقات انتشارا في المنظمات ، ولقد سهل الحاسب الآلي من خلال هذه التطبيقات العمل المكتبي، فبعد أن كان يعتمد سابقا على الطريقة اليدوية أو استخدام الآلة الكاتبة لتحرير وتنسيق المراسلات المختلفة ؛ صار الاعتماد في ذلك على الحاسب الآلي ، حيث يوفر العديد من الميزات التي لم تكن موجودة.
وهناك العديد من التطبيقات التي تخدم تحرير المراسلات التي يحتاج إليها الكثير من الأفراد والمنظمات ، ومن هذه التطبيقات على سبيل المثال :Microsoft Word - Word Perfect - Mac Write وغيرها من الشركات الأخرى التي تتنافس لتقديم الأفضل.
مميزات استخدام الحاسب في تنسيق الكلمات :
1- القدرة على التحكم في نوع الخط، وحجمه، ولونه.
٢- المرونة في تحديد حجم الصفحة وهوامشها .
۳- رؤية الوثيقة في شكلها النهائي قبل الطباعة .
4- حفظ ماتم تحريره والرجوع إليه في أي وقت.
5- إضافة الصور والرسوم البيانية والجداول .
6- سهولة التعديل والحذف والإضافة .
معالجة البريد ، وترتيب المواعيد :
من التطبيقات التي انتشرت في كثير من المنظمات العامة والخاصة، تطبيقات إدارة المراسلات؛ حيث تقوم بمعالجة البريد الوارد والصادر، وهي برامج تقوم بتنظيم البريد الوارد والصادر للمنظمة ومتابعتها، حيث يمكن من خلالها تصنيف وفهرسة البريد بأكثر من طريقة
ومن التطبيقات أيضا البرامج المستخدمة في إدارة البريد الإلكتروني، كما تستخدم هذه التطبيقات في إدارة المواعيد وتذكير السكرتير أو الموظف بالمواعيد التي يتم تخزينها في البرنامج، بحيث يقوم التطبيق آليا بإصدار صوت منبه بوجود موعد ( يمكن التحكم في وقت التنبيه قبل الموعد بفترة يتم اختيارها )
الجداول الإلكترونية
يقدم الحاسب الآلي لخدمة العمل المكتبي تطبيقات تعرف باسم : الجداول الإلكترونية، وهي عبارة عن خلايا يمكن إدخال الأرقام والمعلومات فيها، ومعالجتها بطرق مختلفة ( رياضية ومنطقية) ، ويمكن الاستفادة منها في العديد من المجالات الإدارية.
ومن أمثلة هذه التطبيقات :
Microsoft Excel - Lotus 123 - Quattro Pro
قواعد البيانات
لقد ساعد استخدام الحاسب الآلي، في سرعة ودقة معالجة | البيانات، وذلك من خلال تطبيقات قواعد البيانات التي يمكن من خلالها تخزين آلاف السجلات التي تحتوي على بيانات مختلفة وعديدة في جداول متعددة، ثم يتم الربط بين هذه الجداول بعلاقات منطقية ورياضية، حيث يصبح بالإمكان الحصول على العديد من الاستعلامات والتقارير بطريقة سريعة جدا وبضغطة زر واحدة، بعد أن كان هذا العمل يأخذ أياما | وأسابيع لإنجازه.
أنظمة المخازن :
تعتمد كثير من المنظمات التجارية، وكذلك بعض المنظمات العامة على الحاسب الآلي في معالجة المخزون السلعي لديها، حيث كانت في الماضي قبل استخدام الحاسب تتم عمليات معالجة المخزون السلعي يدويا ، وتحصل خلال هذه العملية الكثير من الأخطاء، بالإضافة إلى الوقت والجهد الذي يبذل من قبل الكثير من الموظفين، وكان يتم إقفال المحلات الخاصة بالمنظمة آخر العام ومنافذ التوزيع بها لعدة أيام للقيام بالجرد السنوي .
ولكن بعد إدخال الحاسب الآلي أصبحت هذه العمليات تتم بشكل آلي ومستمر، فبمجرد أن يتم التغذية المستودعات بكميات جديدة من الأصناف التي تتعامل فيها المنظمة، يتم تسجيلها في الحاسب، ويقوم الحاسب الآلي بتحديث معلومات كل صنف تلقائيا، ويقوم كذلك بإنقاص عهدة المخازن عند خروج الأصناف المصروفة من المستودع آليا بمجرد خروج هذه الأصناف.
في معظم السلع يتم طباعة رمز خاص بكل صنف على أحد جوانب السلعة يطلق عليه اسم باركود ( Parcode ) ويمكن من خلال هذا الرمز - بالإضافة إلى القراءة الإلكترونية للسعر معرفة جميع معلومات التخزين الخاصة بذلك الصنف ( الكميات المباعة ، والكميات المتبقية، إلخ...) وذلك من خلال تمريرها على قارئ ليزري يقوم بقراءة الرمز المدون على السلعة.
أنظمة إدارة حسابات العملاء (الدائنين والمدينين) :
ينتج عن نشاط معظم المنظمات وجود عملاء دائنين للمنظمة أو مدينين لها، ويظهر هذا جلياً في منظمات مثل البنوك ، وشركات التقسيط ، وشركات الاتصالات ، وشركات الكهرباء ، وعادة ما يكون أعداد عملاء هذه الشركات بالآلاف وأحيانا بالملايين كما هو الحال في شركات الخدمات العامة ، ويكون لكل عميل من عملاء المنظمة حساب تسجل فيه تعاملاته مع المنظمة
فالعمليات التي يقوم بها عملاء البنوك تعد بالملايين، ما بين سحوبات نقدية ، وإبداعات ، وسداد القروض ، وغيرها من المعاملات البنكية المختلفة ، وكذلك شركات الاتصالات الهاتفية يقوم المشتركون فيها بإجراء ملايين المكالمات التي تحتاج إلى حساب دقيق لتكلفتها مع وجود اختلاف في تسعيرة تكلفة دقيقة الاتصال في بعض الأوقات مثل أوقات الذروة مثلاً ، أو في بعض الفترات مثل نهاية الأسبوع أو الأعياد وغيرها ، ومع كثرة عدد العملاء وكثرة وتنوع العمليات التي يقومون بها فإنه ليس من المعقول استخدام أنظمة يدوية لإدارة حسابات العملاء تلك، لذلك فإن مثل هذه المنظمات تعتمد اعتماداً كبيراً على برامج الحاسب الآلي في إدارة حسابات عملائه
أنظمة الرواتب والأجور :
لقد كانت المنظمات العامة والخاصة إلى فترة ليست بالبعيدة تعاني من مشکلات تسليم الرواتب والأجور للعاملين بها ، فهناك العديد من العمليات المعقدة التي ترتبط بهذه الرواتب والأجور، مثل المكافآت ، والبدلات ، والانتدابات ، والحسومات ، وغيرها من العمليات التي كان نتم قبل تسليم الرواتب والأجور الموظفين والعمال . وكانت تقع كثير من الأخطاء عند إجراء هذه العمليات يدويا، وعند القيام بتصحيح تلك الأخطاء ، كانت تاخذ وقتا طويلا حتى يتم تعديلها.
أما عند دخول الحاسب الآلي في هذا المجال، فقد سهل كثير من مديا العمليات ، وأصبحت معالجة هذه العمليات تتم آلياً ، وبمجرد إدخال بعض البيانات البسيطة من قبل الموظف المختص بذلك.