فهرسة الملفات
أهداف الحفظ
إن عملية الحفظ ليست هدفا في حد ذاتها ، ولكننا نقوم بها لخدمة أغراض المنظمة والأداء العمل بكفاءة . لذلك تسعى عملية الحفظ لتحقيق الأهداف الآتية :
1. الترتيب الصحيح للوثائق والمستندات والسجلات .
٢. حماية الوثائق والمستندات والسجلات من التلف والضياع والحريق لمواجهة احتياجات المستقبل ، أو تطبيقاً للتنظيمات المعمول بها، وذلك باتباع الطرق السليمة في تخزين الوثائق والمستندات والسجلات.
٣. سرعة الرجوع للوثائق والمستندات والسجلات وقت الحاجة إليها بأقل جهد وتكلفة ممكنة.
استرجاع الملفات
يقصد بعملية استرجاع الوثائق والملفات : الحصول عليها من أماكن حفظها لإنجاز عمل إداري معين ، ومن ثم إعادتها إلى مكان حفظها .
الهدف من الاسترجاع :
تهدف عملية استرجاع الأوراق أو الوثائق المحفوظة إلى :
نجاز عمل إداري معين يتوقف إنجازه على المعلومات والبيانات المتوفرة في المحفوظات المطلوب استرجاعها .
تحديث البيانات الموجودة في الأوراق والوثائق والملفات المحفوظة .
إجراءات الاسترجاع
عند الحاجة لاسترجاع الأوراق أو الوثائق المحفوظة فإنه يتبع الإجراءات الآتية :
۱. تحديد نوعية المحفوظات المطلوب استرجاعها ، وتحديد البيانات والمعلومات المطلوبة منها.
۲. استخراج الوثيقة ( المحفوظة ) المطلوبة من مكان حفظها.
٣. ضبط عملية الاسترجاع من قبل المسؤول عن المحفوظات في بيان أو سجل يثبت فيه الوثيقة المسترجعة ومكان حفظها واسم المسترجع وتاريخ الاسترجاع ومدته.
4. إعادة الوثيقة المسترجعة إلى مكان حفظها بعد أخذ البيانات المطلوبة منها.