حل درس تصنيف الملفات مهارات إدارية

الصف حلول ثانوي
الفصل مسار العلوم الانسانية
المادة حل كتاب مهارات إدارية مقررات 1442
حجم الملف 505 KB
عدد الزيارات 19
تاريخ الإضافة 2021-11-07, 20:21 مساء

 تصنيف الملفات

 

العوامل المؤثرة في التصنيف

تتأثر طريقة التصنيف المتبعة في المنظمة بعدة عوامل، هذه العوامل يجب مراعاتها عند اختيار الطريقة المناسبة للتصنيف ، ومن هذه العوامل : 

1. فترة الحفظ اللازمة للوثائق والمستندات. 

۲. نوع الحماية اللازمة لحفظ الوثائق والمستندات. 

٣. السرعة المطلوبة في الوصول للوثائق والمستندات وإخراجها. 

4. الإدارة والأشخاص الذين يحتاجون الرجوع إلى الوثائق والمستندات 

5. حجم الوثائق والمستندات التي تتعامل بها المنظمة . 

6. طريقة تسمية المستند أو الوثيقة أو وصفه عند الطلب

طرائق التصنيف 

هناك العديد من الطرق لتصنيف الوثائق والمستندات وأهمها ما يأتي :
أولاً : الطريقة الأبجدية : 

يتم في هذه الطريقة ترتيب الوثائق والمستندات بناء على ترتيب الحروف الأبجدية، وتستخدم هذه الطريقة في المنظمات التي تتعامل مع عدد كبير من الأشخاص ؛ حيث يتم تصنيف الوثائق حسب الأسماء
ثانياً : الطريقة العددية : 

وفي هذه الطريقة يخصص لكل شخص أو موضوع رقم معينا يشار إليه به. ويتم ترتيب الوثائق حسب هذه الأرقام ، ولذلك يلزم إعداد فهرس يمكن عن طريقة معرفة رقم الوثيقة المطلوبة. تتميز هذه الطريقة بسهولة إعادة الملفات إلى أماكنها ، والمرونة في إضافة الملفات.

ثالثاً : الطريقة الأبجدية العددية :

وهي مزيج بين الطريقتين السابقتين ، ويمكن من خلالها تقسيم الوثائق والمستندات على أساس الحروف الأبجدية ، ثم ترتيبها رقميا خلف كل حرف من الحروف الأبجدية .

رابعاً : الطريقة الموضوعية : 

وفي هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق والمستندات حسب الموضوع الذي تحتويه، ويراعى عند اختيار الموضوع أن يكون قصيرا ومعبرا بدقة.

يتم في هذه الطريقة دراسة الموضوعات التي تحتاجها المنظمة بدقة وعمل فهرس بها.

خامساً : الطريقة الجغرافية :

وفي هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق والمستندات حسب المناطق الجغرافية ، ثم تقسم كل منطقة إلى عدد من المدن . ويكثر استعمال هذه الطريقة في المنظمات التي لها انتشار جغرافي واسع ، وتنتشر فروعها في أكثر من مدينة أو دولة .

سادساً : الطريقة العشرية 

تقوم هذه الطريقة على أساس استخدام النظام العشري ؛ حيث يتم إضافة أرقام إلى يمين العلامة العشرية تدل كل منها على تقسيم فرعي للموضوع الرئيس ، كما أنه يحدد رقم صحيح لكل موضوع رئيس على أن تدخل الموضوعات الفرعية داخل نطاق الموضوع الواحد أرقاما عشرية. تستخدم الطريقة العشرية في تصنيف الكتب في معظم المكتبات في العالم . 

سابعاً : الطريقة التاريخية

في هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق والمستندات حسب تواریخ ورودها، بحيث تصنف الوثائق حسب أقدميتها .

 

شارك الملف

ربوت حلول والاختبارات