ترتيب المواعيد واستقبال الزائرين
ما السبب في رأيك لعدم تمكنك من مقابلة المدير لأكثر من مرة ؟
السبب هو عدم ترتيب المواعيد وتنسيقها مع المدير ومعرفة القواعد التي ارتبط بها المدير دون علم السكرتير
هل تظن أن هذا السكرتيريقوم بعمله بطريقة صحيحة ؟ ولماذا ؟
لا يقوم بعمله بطريقة صحيحة ولذلك تأجل الموعد أكثر من مرة
ما الطريقة المناسبة التي يمكن إتباعها لتلافي مثل هذه المواقف ؟
يتم تنسيق المواعيد وترتيبها مع المدير كل صباح و ابلاغ العميل المؤجل موعده عن ذلك التأجيل بطريقة لبقة
ما تأثير طريقة استقبال السكرتير للزائرين على سمعة المنظمة ؟
الانطباع الذي يتكون عن السكرتير غالبا ما يلتصق بالمنظمة ولو بصفة أولية. فالسكرتير البشوش يجعلك سعيدا عندما تراه وتتعامل معه وتكرر زيارتك. أما العابس الوجه مثلا فيجعلك تتعجل الانصراف من أمامه دون نية تكرار الزيارة ولذلك فالسكرتير الناجح يتحلى دائما بالبشاشة و الترحيب
تنظيم المواعيد
تعد المقابلات من أهم وسائل الاتصال التي تحقق تفاعلا إيجابيا لسير العمل من خلال توفر المعلومات بشكل سريع ودقيق، وتستهلك المقابلات وقتا وجهدا من المدير ؛ لذا يتم التعامل مع المقابلات بشكل دقيق وبالصورة التي تكفل استغلالها لتحقيق أكبر فائدة ممكنة بأقل قدر من الوقت والجهد .
ويقع على عاتق السكرتير مهمة تنظيم المقابلات والزيارات، حيث يتم إعداد مواعيد المدير إما بشكل شخصي أو عن طريق وسائل الاتصال المختلفة، وعند عمل الموعد تجمع المعلومات المتعلقة بالموعد، ثم يتم تجهيز جدول المواعيد ويبلغ المدير بهذا الجدول، ويمكن أن يقوم السكرتير بعمل جدول مبسط للمواعيد مثل النموذج الآتي :
وعادة ما يقوم السكرتير بالتنسيق مع المدير لتحديد المواعيد ، لذا ينبغي على السكرتير جمع المعلومات كل صباح من المدير عن المواعيد التي تم ارتباطه بها دون علم السكرتير، وترتيبها في مفكرة المواعيد مع المواعيد العادية التي يقوم بتسجيلها السكرتير من خلال الاتصالات، أو من خلال الزيارات الشخصية، وفي حال إلغاء موعد من المواعيد بسبب تعارضه مع موعد آخر مهم يجب على السكرتير الاتصال وإبلاغ صاحب الموعد بعدم قدرة المدير على مقابلته والاعتذار منه بشكل لبق و تجديد الموعد له.
ومع دخول الحاسب الآلي في أعمال المكتب فقد توفرت البرامج المساعدة لتسجيل المواعيد والتذكير بها، ومن أبرز تلك البرامج برنامج ( أوت لوك Outlook).
وعند عمل المواعيد يجب التعرف على رغبات المدير حول مقابلات الزائرين والوقت المناسب للزيارة، وكذلك التعرف على أهمية كل موعد وأولويته ومدى إمكانية زيادة وقت المقابلة من عدمه تبعا للفائدة المرجوة من ذلك
طريقة استقبال الزائرين
إن من المهم التعامل مع الزوار والضيوف بشكل يعطي انطباعا إيجابيا عن المنظمة ومنسوبيها وذلك من خلال الآتی :
1. استقبال الزائرين في المنظمة
تعد بعض المنظمات مكانا مخصصا لاستقبال الزائرين، لذا يجب أن يعطي هذا المكان انطباعا جيدا عن المنظمة من حيث التأثيث والترتيب والنظافة ومستوى الضيافة
يستقبل السكرتير الزائر ويرحب به ويصطحبه معه إلى المكان المخصص للضيافة ويدعوه للجلوس لحن بدء الموعد ، ويقوم السكرتير بإبلاغ المدير بتواجد الضيف:
٢. التعامل مع الزائريفي مكتب السكرتيرة
بعد الترحيب بالزائر يفضل إبلاغه بموعد اللقاء التالي للمدير بأسلوب لطيف حتى يمكن استغلال وقت الزيارة بشكل جيد ، قد يخرج المدير من مكتبه للترحيب بالزائر واصطحابه إلى مكتبه ، وقد يدعو السكرتير الزائر المصاحبته لمكتب المدير.
في حالة تجاوز الزيارة الوقت المخصص لها يقوم السكرتير بإشعار المدير كنوع من التذكير إما بورقة أو عن طريق الهاتف للتذكير بالموعد القادم