حل درس صفات السركتير الناجح مهارات إدارية

الصف حلول ثانوي
الفصل مسار العلوم الانسانية
المادة حل كتاب مهارات إدارية مقررات 1442
حجم الملف 503 KB
عدد الزيارات 8
تاريخ الإضافة 2021-11-07, 20:21 مساء

 صفات السركتير الناجح

 

تمهيد

عند دخولك لإحدى الشركات المقابلة المدير طلب منك السكرتير الانتظار لانشغال المدير فجلست في المكان المخصص، وشاهدت الأوراق المبعثرة على طاولة السكرتير والتي أشعرتك بوضع فوضوي.

دخل أحد الموظفين وطلب من السكرتير تجهيز معاملة مهمة، فأخبره السكرتير بعدم علمه بإجراءات إنهاء تلك المعاملة، ثم اتصل مدير الإدارة المالية يستفسر عن معاملة قام السكرتير بإرسالها لقسم المحاسبة فأفاد السكرتير عن عدم معرفته بأي شيء عن هذه المعاملة، ثم دخل رجل كبير في السن و سال السكرتير عن أسباب تأخير معاملته فتشاجر السكرتير معه وطلب أمن الشركة للتعامل معه 

وبعد برهة رن جرس الهاتف فكان أحد أصدقاء السكرتير فأخبره السكرتير بأن هناك مناقصة غير معلنة سوف تكون جاهزة خلال اليومين القادمين وطلب منه عدم إخبار أحد بذلك

صفات السكرتير الناجح 

من الصعب حصر الصفات الواجب توفرها في السكرتير الناجح ، وذلك لتنوع تلك الصفات ما بين صفات شخصية ، وصفات ذهنية ، وصفات مهارية ، وقد يتم إدراج الصفات الواجب توافرها في أي موظف بشكل عام من ضمن هذه الصفات أيضاً ، ولكننا سنقوم باختصار هذه الصفات ، بحيث يتم التركيز على أهم الصفات التي من الواجب أن يتمتع بها السكرتير التنفيذي ، وهذه الصفات هي : 

١- الاقتناع برسالة المنظمة وأهدافها والعمل على تحقيقها

ويقصد بذلك أن يكون لدى السكرتير القناعة التامة بأهمية ومشروعية العمل الذي تقوم به المنظمة ، ودوره في تحقيق تلك الأهداف من خلال التأثير الإيجابي على من يعمل في المنظمة ، أو خارج المنظمة .

مثال : التحدث في المجالس الخاصة عن إنجازات المنظمة ودورها في خدمة المجتمع. 

۲ - إتقان المهارات اللازمة لأداء عمله بالطريقة الصحيحة

إن السكرتير الناجح هو الذي يتقن مهارات العمل الذي يقوم به ، ولا يكتفي بأداء العمل المطلوب منه بأي صورة كانت فحسب ، بل يحاول أن يتقن ما يعمله من خلال الاستفادة من خبرات الآخرين والاطلاع المستمر على كل ما هو جديد من علوم وتقنية تساعده على الإبداع والتميز

مثال : حفظ الملفات وتصنيفها بحيث يسهل التعرف عليها واسترجاعها

٣- المحافظة على أسرار المنظمة وعدم نشرها 

لقد مر بنا خلال تعريف مفهوم السكرتير، بأن الموظف الذي يقوم بهذا العمل يطلق عليه " أمين السر " وهذا يبين أهمية صفة حفظ الأسرار، ووجوب توفر هذه الصفة في من يشغل هذه الوظيفة.

4 - سرعة البديهة والمرونة لمواجهة المواقف الطارئة

إن طبيعة عمل السكرتير تحتم عليه مقابلة عدد كبير من الأشخاص خلال أداء عمله، ويختلف هؤلاء الأشخاص من حيث ثقافاتهم، ومستوياتهم التعليمية ، واختلاف طبائعهم وأمزجتهم، ويحتاج السكرتير إلى التعامل مع هذه النوعيات المختلفة من البشر لسرعة البديهة والقدرة على مواجهة المواقف الطارئة والمحرجة بشكل لائق وسريع.

مثال : التعامل مع مراجع قام أحد الموظفين بإهمال معاملته، وجاء للمدير وهو في حالة من الغضب الشديد

5- العناية بالمظهر وحسن الملبس. بدون مبالغة 

من الصفات المكملة للسكرتير الناجح اهتمامه بمظهره، كونه يعطي صورة عن موظفي المنظمة، ولكن يجب الانتباه إلى عدم المبالغة والتكلف في الاهتمام بالمظهر بشكل يدل على التكبر، ولمجرد لفت الأنظار .

مثال : لبس الزي السعودي ومراعاة الظهور بالشكل اللائق. 

6- البشاشة وحسن التعامل مع الآخرين

من الصفات التي تجعل السكرتير متميزا ومقبولا لدى من يتعامل معهم تبسمه الدائم عند الحديث ، وبشاشة وجهه عند لقائهم ، والتعامل الحسن مع الجميع ، وهذا مما يسهل كثيراً من الصعاب التي قد يصادفها السكرتير في التعامل مع الآخرين ،  مثل تعديل موعد زيارة المراجع ، أو عدم تمكن المدير من مقابلة الزائر .

مثال : مساعدة المراجعين المسنين في إنهاء معاملاتهم بأسرع وقت ممكن.

 

شارك الملف

ربوت حلول والاختبارات